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教您如何提高Excel數(shù)據(jù)錄入效率

2015-05-08

在工作中經常要錄入大批保留三位小數(shù)的數(shù)據(jù)表,數(shù)據(jù)范圍為0.001~100.000,由于大部分數(shù)據(jù)集中0.001~0.010之間,這樣輸入一個數(shù)據(jù)就需要擊鍵5次,錄入速度比較慢。能不能提高輸入速度呢?經過研究,筆者發(fā)現(xiàn)通過對數(shù)據(jù)格式進行重新定義可大大提高錄入效率,如輸入“0.001”只需輸入“1”即可,下面是具體的實現(xiàn)方法和步驟:

職場Excel數(shù)據(jù)錄入

方法一:自動設置小數(shù)點

1. 選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格;

2. 在“工具”菜單上,單擊“選項”,再單擊“編輯”選項卡;

3. 選中“自動設置小數(shù)點”復選框;

4. 在“位數(shù)”框中,輸入小數(shù)位數(shù),本例中輸入“3”;

5. 單擊“確定”按鈕,開始輸入數(shù)據(jù)。

編輯提示:“位數(shù)”框中可輸入正數(shù),也可以輸入負數(shù)。例如,如果在“位數(shù)”框中輸入“3”,然后在單元格中鍵入“1”,則其值為“0.001”。如果在“位數(shù)”框中輸入“-3”,然后在單元格中鍵入“1”,則其值為 “1000”;在選擇“自動設置小數(shù)點”選項之前輸入的數(shù)字不受小數(shù)位數(shù)的影響。

方法二:自定義數(shù)據(jù)格式

1. 選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格;

2. 在“格式”菜單上,單擊“單元格”,選中“數(shù)字”選項卡;

3. 在“分類”下拉框中選中“自定義”;

4. 單擊“類型”輸入框,輸入新的格式類型“0.000,”,注意逗號“,”為半角英文字符,而非中文全角標點;

5. 單擊“確定”按鈕,開始輸入數(shù)據(jù)。

編輯提示:可以通過自定義“類型”來定義數(shù)據(jù)小數(shù)位數(shù),在數(shù)字格式中包含逗號,可使逗號顯示為千位分隔符,或將數(shù)字縮小一千倍。如對于數(shù)字“1000”,定義為類型“?!。##!睍r將顯示為“1 000”,定義為“# ”時顯示為“1”。

不難看出,使用以上兩種方法雖然可以實現(xiàn)同樣的功能,但仍存在一定的區(qū)別:使用方法一更改的設置將對數(shù)據(jù)表中的所有單元格有效,方法二則只對選中單元格有效,使用方法二可以針對不同單元格的數(shù)據(jù)類型設置不同的數(shù)據(jù)格式。使用時,用戶可根據(jù)自身需要選擇不同的方法.

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